Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili (CNDCEC) ha pubblicato un interessante documento di ricerca sulla “Nuova disciplina del Whistleblowing e impatto sul D.Lgs 231/2001“.
L’intento di tale pubblicazione è stato quello di fornire una risposta interpretativa ai primi problemi applicativi della recente normativa nazionale in materia di whistleblowing, prevista dal decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 che, abrogando completamente la precedente disciplina, racchiude in un unico testo un sistema di regole destinate al settore pubblico e al settore privato. Il documento, indirizzato prevalentemente al settore privato, è stato realizzato nell’ambito dell’area di delega “Compliance e modelli organizzativi delle imprese, in attesa che le best practices e la giurisprudenza possano fornire nuovi elementi al fine di collocare adeguatamente anche questo tassello della nuova cultura d’impresa nell’ambito del sistema dei controlli interni e della gestione dei rischi.
Posto che su questo blog abbiamo già pubblicato numerose analisi sul Decreto Whistleblowing e sulle Linee Guida ANAC, di seguito proponiamo i punti salienti del documento.
- Adeguatezza dei canali interni. Per gli enti e le società già dotati di Modello 231, l’adeguamento comporta:
- la verifica di adeguatezza del canale interno di segnalazione rispetto alle disposizioni del d.lgs. 24/2023. Il canale deve prevedere la possibilità di effettuare la segnalazione in forma scritta e orale, garantendo in entrambi i casi un elevato livello di sicurezza e garanzia di riservatezza. Sul punto, le Linee Guida ANAC ritengono inadeguata la mail ordinaria e la PEC, mentre richiamano espressamente l’utilizzo di piattaforme informatiche. Tale soluzione, secondo il documento di ricerca, di fatto “spinge” anche le società di minori dimensioni verso l’utilizzo di piattaforme informatiche, giocoforza più onerose della PEC e della posta ordinaria;
- sempre con riferimento alla segnalazione in forma scritta, il documento richiama le Linee Guida ANAC nel momento in cui si soffermano sull’eventuale utilizzo di canali e tecniche tradizionali, ritenendo in tal caso opportuno, in ragione della protocollazione riservata della segnalazione a cura del gestore, che la stessa venga inserita in due buste chiuse: la prima contenente i dati identificativi del segnalante insieme a copia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare dalla stessa i dati identificativi del segnalante.
- l’adozione (o l’aggiornamento, ove esistente) del regolamento interno/procedura di whistleblowing, ove disciplinare anche i flussi informativi interni e le modalità di conservazione documentale nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali;
- la previsione di un sistema disciplinare.
- L’interlocuzione con i lavoratori. Il documento riprende le indicazioni dell’ANAC che, al riguardo, prevedono la definizione dei canali all’interno del Modello 231 o con atto organizzativo cui il Modello 231 rinvia, “sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali”. Proprio tale requisito, poco dibattuto sinora, è oggetto di approfondimento da parte del documento di ricerca. Secondo quest’ultimo, in assenza di qualsivoglia indicazione operativa (le Linee Guida ANAC nulla dispongono al riguardo), basandosi sull’interpretazione letterale della norma, si suggerisce di comunicare formalmente – anche a mezzo PEC – alle associazioni sindacali la notizia dell’attivazione del canale interno per la trasmissione e gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing, allegando il regolamento interno/procedura da adottare e indicando un termine entro il quale i rappresentanti delle associazioni possono richiedere eventuali chiarimenti e/o incontri. Decorso tale termine, l’approvazione del regolamento/procedura riguardante l’attivazione del canale potrà avvenire nel rispetto della predetta prescrizione normativa.
- Altro punto di interesse è connesso al ruolo dell’OdV in caso di gestione delle segnalazioni affidata ad un ufficio diverso (come consigliato dalle Linee Guida ANAC). In particolare, il documento di ricerca suggerisce, nel caso di costituzione di un “Comitato Etico” quale gestore delle segnalazioni WB di cui al Decreto, che tali soggetti potrebbero essere affiancati da un componente dell’OdV, realizzandosi, in tal caso, anche il necessario coordinamento tra il gestore e l’Organismo, che ad ogni modo non può mai considerarsi totalmente estraneo alla segnalazione, laddove questa abbia ad oggetto violazioni del Modello 231 o condotte rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001. Tale ultima considerazione induce a ritenere possibile, nelle società e negli enti dotati di Modello 231, l’inserimento di almeno un componente dell’OdV all’interno del soggetto deputato alla gestione della segnalazione interna sia al fine di assicurare i necessari flussi informativi, sia in quanto dotato della professionalità e delle competenze a tal uopo richieste. Conclude anche che tale incarico dovrebbe essere oggetto di incarico specifico e remunerazione aggiuntiva, in quanto esula dai compiti dell’OdV ex art. 6 co. 1 lett.b) d.lgs. 231/01.
- Infine, vi è da evidenziare che, per le società o gli enti di diritto privato, controllati e partecipati dalle pubbliche amministrazioni e dagli enti pubblici economici, in cui la figura del RPCT è obbligatoria e la gestione del canale di segnalazione è affidata ex lege a quest’ultimo, nel caso in cui la segnalazione ricada tra i fatti rilevanti ai fini del d.lgs. 231/2001, si ritiene opportuno che il RPCT informi l’OdV allo scopo di condividere le modalità con le quali dare seguito alla segnalazione, gestendo l’istruttoria nei limiti e nel rispetto della procedura whistleblowing adottata e della normativa in materia di protezione dei dati personali. È opportuno, pertanto, che tale fattispecie trovi adeguata previsione nella predetta procedura whistleblowing.